La facturación electrónica será obligatoria en 2025

A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en España. Este cambio, impulsado por la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y el plan europeo VAT in the Digital Age (ViDA), promete cambiar radicalmente la gestión de las transacciones comerciales de las empresas, dado que esta facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir, enviar y almacenar facturas en papel y, por tanto, ahorrará costes. Además, la automatización de estos procesos reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que permite las empresas centrarse en actividades más estratégicas.

Estos sistemas de facturación electrónica están diseñados para minimizar los errores humanos y prevenir fraudes y, por ello, el uso de formatos estandarizados y firmas electrónicas garantizan la autenticidad e integridad de las facturas, además, de facilitar el seguimiento y control de los pagos o transacciones que se realicen. Así, las autoridades fiscales pueden acceder a la información en tiempo real para ayudar a combatir la evasión fiscal, especialmente el fraude tipo carrusel.

Pero, ¿qué es el plan europeo VAT in the Digital Age (ViDA?

El plan europeo VAT in the Digital Age (ViDA) es una iniciativa de la Comisión Europea destinada a modernizar y mejorar el sistema del IVA en la Unión Europea propuesto en diciembre de 2022, cuyo objetivo principal es hacer que el sistema de IVA sea más eficiente, reducir el fraude y adaptarse a la digitalización de la economía. Este sistema introduce la obligación de reportar las transacciones al momento y se espera que esta medida reduzca el fraude en el impuesto del IVA hasta 11 mil millones de euros al año y disminuyan de esta manera los costes administrativos y de cumplimiento para los comerciantes de la UE en más de 4,1 mil millones de euros anuales.

Del mismo modo, este registro único de impuestos, basado en el modelo existente de la ‘One Stop Shop’ (OSS) para el comercio electrónico, permitirá a más empresas cumplir con sus obligaciones fiscales a través de un portal digital. También se propone hacer obligatorio el ‘Import One Stop Shop’ (IOSS) para ciertas plataformas que facilitan ventas por personas establecidas fuera de la UE a consumidores dentro de la UE.

¿Cómo afectará esto a las pequeñas empresas?

El plan VAT in the Digital Age (ViDA) afectará de diferente manera a las empresas, que se beneficiarán de una mayor transparencia y confianza en el sistema, pues con el registro único de IVA podrán cumplir con sus obligaciones fiscales a través de un portal digital que simplifica el proceso de declaración y pago de estos impuestos mientras se reduce, como he dicho, la carga administrativa.

Sin embargo, el uso de sistemas de facturación electrónica y la adaptación a los informes segundo a segundo requieren que las empresas inviertan en tecnología para la cual puede que no tengan la financiación necesaria. Sin embargo, la ley es igual para todas las empresas y deben asegurarse de cumplirla, así como mantener los sistemas de registro actualizados, y eso puede requerir un esfuerzo adicional en términos de monitoreo y gestión de las transacciones comerciales, aunque a largo plazo se espera que las medidas de ViDA reduzcan los costes de administración en más de 4 mil millones de euros.

¿Ayudará la UE a las empresas durante esta transición hacia una facturación electrónica?

Ningún periodo de transición es fácil. Todos los gobiernos de la Unión Europea ofrecerán su apoyo, sobre todo a las pequeñas empresas, para facilitar su adaptación a la digitalización completa de su facturación. En primer lugar, se proporcionarán subvenciones y ayudas financieras para cubrir los costes iniciales necesarios de estos nuevos sistemas automatizados y de capacitación del personal para manejarlos. Estas ayudas están diseñadas para aliviar la carga financiera que puede suponer esta nueva ley. Además, se ofrecerán programas de formación y recursos educativos para ayudar a las empresas a comprender y cumplir con las nuevas regulaciones. Estos programas incluirán talleres, seminarios online que explicarán cómo utilizar los sistemas de facturación electrónica y cómo mantener registros precisos y actualizados.

Los gobiernos de la UE también establecerán plataformas de soporte técnico donde las entidades obligadas a facturar electrónicamente el IVA podrán obtener asistencia personalizada para resolver problemas técnicos y/o operativos.

¿Crees que esa ley protege a los clientes además de las empresas?